Fatura em PDF em 2027: o que muda para trabalhadores independentes

O que diz a lei, em linguagem simples

O Decreto-Lei n.º 28/2019 define fatura eletrónica como uma fatura emitida e recebida em formato eletrónico. O artigo 12.º diz que a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo se consideram garantidas quando a fatura leva uma assinatura eletrónica qualificada ou um selo eletrónico qualificado, ou quando é trocada por EDI. A lei usa a palavra "nomeadamente", por isso outros procedimentos podem ser admitidos, desde que ofereçam garantias equivalentes. A AT já esclareceu, porém, que os controlos de gestão normais de uma empresa não bastam por si só.

Desde 2020, esta exigência foi suspensa todos os anos: primeiro por despachos, depois por cada Lei do Orçamento do Estado, que declararam as faturas em PDF como faturas eletrónicas. A regra para 2027 não é lei nova. É simplesmente o primeiro ano sem essa suspensão, a menos que a proposta de OE 2027, esperada em outubro, a repita. O prazo já foi adiado três vezes, por isso convém acompanhar, mas não convém contar com um quarto adiamento.

O que não muda

• Faturas em papel não são afetadas. Uma fatura impressa e entregue em mão ou enviada por correio continua como está.
• O software certificado continua obrigatório. Faturar em Word ou Excel já não é permitido hoje: é obrigatório software certificado pela AT, salvo as exceções previstas na lei (aplicações da AT, documentos pré-impressos em tipografia autorizada).
• A "fatura sem papel" continua disponível. Se o cliente é um particular que fornece o NIF, a fatura sai de software certificado e é comunicada à AT em tempo real, e não é preciso imprimir nem enviar, salvo se o cliente pedir.
• O direito à dedução do IVA do seu cliente não depende, segundo a leitura da AT em 2024, de a fatura ser tecnicamente uma "fatura eletrónica". A AT disse que um PDF emitido por software certificado é um suporte adequado para a dedução. Se essa leitura se mantém depois de 2026 é algo a confirmar com o seu contabilista.

Quem fica em risco

O caso mais claro é o de quem emite faturas em Word, Excel ou noutro modelo manual e as converte em PDF. Essa prática já não cumpre a obrigação de software certificado (artigos 3.º e 4.º do Decreto-Lei n.º 28/2019), independentemente de 2027. O primeiro passo aqui não é a assinatura, é mudar para um programa certificado pela AT.

O segundo caso é o de quem usa software certificado, gera o PDF e o envia por email sem assinatura qualificada. Em 2027 esse PDF fica fora do regime legal da fatura eletrónica, e o emitente deixa de beneficiar da proteção do artigo 12.º. Na prática, os riscos que se conseguem demonstrar são dois: incumprimento dos artigos 6.º e 12.º numa inspeção, e clientes empresariais a recusar PDFs sem assinatura, porque o arquivo e a auditoria do lado deles ficam mais simples com essas garantias.

O terceiro caso é o de quem emite recibos verdes no Portal das Finanças, descarrega o PDF e o envia por email. O documento existe no Portal e está disponível para ambas as partes. Não existe orientação oficial sobre se o PDF enviado depois de 2026 precisa de assinatura. É uma zona cinzenta, a confirmar com o seu contabilista.

O que fazer até dezembro

1. 1

   Confirme como emite

   Se usa Word ou Excel, escolha um software certificado. Existem opções gratuitas ou a partir de poucos euros por mês.

2. 2

   Verifique se o seu software já assina

   InvoiceXpress, Moloni, Sage, PHC, Primavera, KeyInvoice e TOConline já têm assinatura qualificada integrada, quase sempre através do SAFE, o serviço gratuito do Estado. A Vendus anunciou a integração, mas ainda não publicou um guia de ativação.

3. 3

   Perceba a diferença entre sociedade e ENI

   O SAFE está reservado a administradores, gerentes, diretores e procuradores de sociedades e cooperativas. Segundo as regras atuais do SCAP, um trabalhador independente não tem acesso e precisa de outra via: um certificado de um prestador qualificado (DigitalSign, Multicert, Global Trusted Sign) ou a assinatura manual com a Chave Móvel Digital.

4. 4

   Teste antes de janeiro

   Gere um PDF e abra-o no Adobe Reader. No painel de assinaturas deve aparecer a assinatura qualificada. Outros leitores de PDF podem não a mostrar, embora exista.

5. 5

   Avise os clientes

   O artigo 12.º exige a aceitação do destinatário para a fatura eletrónica. A aceitação pode ser tácita, por exemplo quando o cliente paga a fatura sem objeção, mas uma frase no email ou no contrato evita dúvidas.

E se vende ao Estado

Quem fatura a entidades públicas no âmbito de contratos públicos tem uma obrigação diferente e mais exigente: a fatura tem de sair no formato estruturado CIUS-PT a partir de 1 de janeiro de 2027, também para micro e pequenas empresas. Um PDF assinado não cumpre esse requisito. A obrigação recai sobre o formato, não sobre o software, e pode ser cumprida através de um módulo do programa ou de uma plataforma externa.

Quanto custa resolver

Fonte: Lei n.º 73-A/2025, de 30 de dezembro (Orçamento do Estado para 2026), art. 95.º

Fonte: Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, art. 12.º (texto consolidado)

Fonte: AT, Ofício-Circulado n.º 25101/2026, de 2 de janeiro, Parte III, Faturas em PDF

Informação geral, não constitui aconselhamento jurídico ou fiscal. Confirme com o seu contabilista.