Faturação eletrónica 2027: guia para microempresas em 10 minutos

Minutos 1 e 2: o que muda

Até 31 de dezembro de 2026 as faturas em PDF são consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos fiscais (Lei n.º 73-A/2025, art. 95.º; Ofício-Circulado n.º 25101/2026 da AT). Em 2027 essa regra transitória termina e aplica-se o regime geral do Decreto-Lei n.º 28/2019. O artigo 12.º considera garantidas a autenticidade e a integridade de uma fatura eletrónica quando esta leva assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado, ou é trocada por EDI. A lei diz "nomeadamente", por isso outros procedimentos podem ser admitidos se oferecerem garantias equivalentes, mas a AT já disse que os controlos de gestão normais não bastam.

Uma boa notícia no mesmo diploma: a entrega do SAF-T da contabilidade foi adiada para 2028, relativa aos períodos de 2027. Não é uma urgência de janeiro.

Minuto 3: o que não muda

• Faturas em papel não são afetadas.
• Software certificado já é obrigatório. Faturar em Word ou Excel já não é permitido hoje, salvo as exceções previstas na lei (aplicações da AT, documentos pré-impressos em tipografia autorizada).
• A "fatura sem papel" mantém-se: se o cliente é um particular que fornece o NIF e a fatura sai de software certificado com comunicação à AT em tempo real, não é preciso imprimir nem enviar, salvo pedido do cliente.
• Segundo a AT (2024), um PDF emitido por software certificado é um suporte adequado para a dedução do IVA do cliente, mesmo sem ser uma "fatura eletrónica" no sentido da lei. Se essa leitura se mantém depois de 2026, confirme com o seu contabilista.

Minutos 4 e 5: identifique a sua situação

Minutos 6 e 7: escolha a via de assinatura

Sociedade (unipessoal, por quotas, anónima): a via mais simples é o SAFE, o serviço gratuito da AMA que assina dentro do software. Precisa de Chave Móvel Digital com assinatura ativa e de atributos empresariais SCAP, que desde janeiro de 2025 são atribuídos automaticamente e sem custo a gerentes, administradores e diretores. Está integrado em InvoiceXpress, Moloni, Sage, PHC GO, Cegid Primavera, KeyInvoice, TOConline e mais de 40 programas.

Empresário em nome individual: o SAFE não está disponível, porque os atributos empresariais só existem para órgãos de sociedades e cooperativas. As vias são um certificado de um prestador qualificado integrado no software (o Pack ENI da DigitalSign custa 59 € + IVA por ano e funciona no Moloni e no PHC GO; a Multicert integra-se no InvoiceXpress, sem preço publicado) ou a assinatura manual de cada PDF com a Chave Móvel Digital, sem custo. Confirme com o seu contabilista qual a via adequada ao seu caso.

Vendus: anunciou a integração com a AMA e a DigitalSign, mas ainda não publicou um guia de ativação e não consta da lista oficial do SAFE. Confirme com o suporte da Vendus antes de contar com a funcionalidade.

Minuto 8: ative e teste

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   Prepare a Chave Móvel Digital

   Ative a assinatura digital e confirme os atributos empresariais em autenticacao.gov.pt.

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   Ative no software

   InvoiceXpress: Preferências → Comunicação com o Estado → Assinatura Digital Qualificada. Moloni: Configurações → Assinaturas Digitais. Sage: Parâmetros Funcionais → Faturação Eletrónica → Certificado Qualificado. PHC GO: menu Assinaturas Qualificadas, depois por série de documentos. TOConline: Empresa → Configurações → Certificados Digitais.

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   Teste um PDF

   Gere um documento e abra-o no Adobe Reader. O painel de assinaturas deve mostrar a assinatura qualificada.

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   Anote as renovações

   A conta SAFE tem validade curta (na prática 45 dias) e renova-se no software; o TOConline exige reativação mensal; os certificados privados têm pagamento anual.

Minuto 9: avise os clientes e guarde os documentos

O artigo 12.º n.º 1 do Decreto-Lei n.º 28/2019 diz que as faturas podem ser emitidas por via eletrónica mediante aceitação pelo destinatário. A aceitação pode ser tácita, mas uma frase nas condições gerais ou no primeiro email evita dúvidas. Exemplo:

A partir de 1 de janeiro de 2027 as nossas faturas são emitidas em formato eletrónico com assinatura eletrónica qualificada e enviadas por email. Agradecemos que confirme, por resposta a este email, que aceita receber as faturas desta forma. Se preferir continuar a receber em papel, diga-nos até 31 de dezembro.

Guarde os PDFs assinados em formato eletrónico, tal como saem do software. O artigo 23.º do mesmo diploma trata da conservação dos documentos e diz que as reproduções integrais em papel obtidas a partir dos ficheiros eletrónicos têm o valor probatório dos originais.

Minuto 10: o calendário

• Setembro a novembro de 2026: ativar a assinatura e testar.
• Outubro de 2026: proposta de OE 2027. O prazo foi adiado três vezes; se for adiado outra vez, o que já ativou continua a funcionar e nada se perde.
• 31 de dezembro de 2026: último dia da regra transitória para PDFs.
• 1 de janeiro de 2027: primeira fatura com assinatura qualificada; CIUS-PT obrigatório para micro e PME em contratos públicos.
• 2028: primeira entrega do SAF-T da contabilidade, relativa a 2027.

Fonte: Lei n.º 73-A/2025, de 30 de dezembro (Orçamento do Estado para 2026), arts. 95.º e 260.º

Fonte: AT, Ofício-Circulado n.º 25101/2026, de 2 de janeiro, Parte III, Faturas em PDF

Fonte: Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro (texto consolidado)

Fonte: AMA, Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas (SAFE)

Informação geral, não constitui aconselhamento jurídico ou fiscal. Confirme com o seu contabilista.