O InvoiceXpress já suporta assinatura qualificada? Sim, e sem custo

O que precisa antes de começar

• Chave Móvel Digital com a assinatura digital ativa. Ativa-se em autenticacao.gov.pt, à parte da autenticação.
• Atributos empresariais (SCAP) associados à Chave Móvel Digital. Para gerentes, administradores e diretores de sociedades são atribuídos automaticamente e sem custo desde janeiro de 2025 (Portaria n.º 6-C/2025/1).
• Ser gerente, administrador, diretor ou procurador da empresa que emite as faturas. A assinatura é pessoal, em representação da empresa, e restrita à assinatura de faturas.

Como ativar, passo a passo

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   Prepare a Chave Móvel Digital

   Ative a assinatura digital da Chave Móvel Digital e os atributos empresariais (SCAP) em autenticacao.gov.pt.

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   Abra as Preferências

   No InvoiceXpress: Preferências → Comunicação com o Estado → Assinatura Digital Qualificada.

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   Ligue ao SAFE

   Siga o assistente para criar a conta SAFE e associar o certificado. Vai autenticar-se com a Chave Móvel Digital e autorizar o InvoiceXpress a assinar em seu nome.

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   Teste

   Gere um PDF de teste e confirme que aparece assinado.

A conta SAFE tem validade limitada (na prática 45 dias) e o InvoiceXpress pede a renovação dentro do software. Vale a pena marcar no calendário. Enquanto a conta estiver expirada, os PDFs saem sem assinatura até renovar.

InvoiceXpress, guia passo a passo para a ativação da assinatura digital

Como confirmar que o PDF está assinado

Abra o PDF no Adobe Reader. Deve aparecer um painel de assinaturas com o nome do signatário e a indicação de assinatura qualificada. Outros leitores de PDF podem não mostrar a assinatura, embora ela exista. Não confie apenas no aspeto visual do documento: um carimbo ou uma imagem de assinatura não são uma assinatura eletrónica qualificada.

SAFE ou certificado privado: qual faz sentido

Para uma sociedade, comprar um selo a um prestador privado não traz vantagem no InvoiceXpress: o SAFE já produz uma assinatura qualificada, reconhecida pelo artigo 12.º, sem custo. Um certificado privado faz sentido em dois casos: quando o SAFE não está disponível (empresário em nome individual), ou quando a empresa prefere que a assinatura pertença à própria empresa, através de um selo, e não a um gerente em particular.

Convém também pensar no que acontece quando o gerente que ligou a conta SAFE sai da empresa. Os atributos empresariais são cancelados automaticamente com o registo da cessação de funções, e outro gerente ou administrador terá de ligar a sua própria conta SAFE no InvoiceXpress. Se a empresa tem mais de um gerente, vale a pena escolher desde já quem fica responsável pela renovação.

E se for empresário em nome individual

Aqui está a limitação. O SAFE exige atributos empresariais, que só existem para órgãos de sociedades e cooperativas. Um ENI não os tem, e portanto não consegue ativar o SAFE no InvoiceXpress, nem em nenhum outro software. Nenhuma página oficial diz isto nestas palavras, mas a regra de elegibilidade da Portaria n.º 73/2018 não deixa margem.

• Certificado Multicert. O InvoiceXpress integra certificados Multicert através do serviço Sign'Stash. É pago, e a Multicert não publica preços. Peça orçamento antes de decidir.
• Assinar cada PDF manualmente com a Chave Móvel Digital, na aplicação Autenticação.gov para computador (assina vários ficheiros de uma vez) ou no navegador. Gratuito, mas exige um passo por fatura.
• Confirmar com o seu contabilista se a assinatura pessoal do ENI no PDF é suficiente no seu caso. A AT não publicou orientação específica para trabalhadores independentes.

E se vende a entidades públicas

A assinatura qualificada resolve a fatura eletrónica em geral, não a faturação a entidades públicas no âmbito de contratos públicos. Nesse caso, a partir de 1 de janeiro de 2027 é exigido o formato estruturado CIUS-PT, também para micro e pequenas empresas, e um PDF assinado não cumpre esse requisito. Confirme com o InvoiceXpress se o seu plano inclui essa emissão ou se precisa de uma plataforma externa.

Checklist antes de janeiro

1. Assinatura ativa em Preferências → Comunicação com o Estado.
2. Conta SAFE renovada, com um lembrete para as renovações seguintes.
3. Um PDF recente aberto no Adobe Reader com a assinatura visível.
4. Clientes informados de que passam a receber faturas eletrónicas assinadas. O artigo 12.º exige a aceitação do destinatário.
5. Os PDFs assinados guardados em formato eletrónico, tal como saem do software.

Fonte: AMA, Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas (SAFE), software integrado e requisitos

Fonte: Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, art. 12.º (texto consolidado)

Fonte: InvoiceXpress, quais os custos da assinatura digital

Informação geral, não constitui aconselhamento jurídico ou fiscal. Confirme com o seu contabilista.